De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is gericht op het treffen van tijdelijke voorzieningen indien de COVID-19-pandemie dat vereist. De wet maakt het op die grond mogelijk om ook besluitvorming door middel van een volledig digitale algemene vergadering te faciliteren en het houden van hybride vergaderingen te vereenvoudigen. Zoals ten aanzien van de meeste van de voorzieningen die op grond van deze wet getroffen zijn, zal ook de mogelijkheid om volledig digitaal te vergaderen bij gelegenheid van de volgende verlengingsdatum (1 februari 2023) niet opnieuw worden verlengd.

Geen verlenging, tenzij..

Reden daarvoor is dat de omstandigheden niet meer van dien aard zijn dat het behoud daarvan nog langer noodzakelijk zal zijn, ook niet indien het aantal besmettingen verder zou toenemen. Overigens kan, indien vóór die datum toch blijkt van een ingrijpende wijziging van de omstandigheden, alsnog tot verdere verlenging worden besloten. Daarbij valt dan te denken aan de situatie dat bijvoorbeeld mutaties van het virus zouden leiden tot een veel grotere besmettelijkheid daarvan of tot ernstiger ziektebeelden dan we nu waarnemen.

Voordelen

Ik ben het met u eens, dat in de praktijk behoefte blijkt te bestaan aan het permanent mogelijk maken van digitaal vergaderen. Digitaal vergaderen kan vanwege de laagdrempeligheid gemakkelijker worden georganiseerd en kan bevorderen dat leden beter betrokken worden bij de organisatie. Leden kunnen dan gemakkelijker en zelfs op grote afstand bij een vergadering aanwezig zijn. Daar waar zij zich bij een fysieke vergadering mogelijk zouden afmelden, kunnen zij langs de digitale weg alsnog deelnemen. Verder zorgt digitaal vergaderen voor een besparing op het huren van een externe vergaderruimte, van reistijd, reiskosten en een vermindering van het aantal reisbewegingen. Een digitale vergadering is daarmee een tijd- en kostenefficiënt en duurzaam alternatief voor een fysieke vergadering.

Wet digitale algemene vergadering voor privaatrechtelijke rechtspersonen

Het wetsvoorstel beoogt mogelijk te maken dat privaatrechtelijke rechtspersonen (onder meer BV’s/NV’s, verenigingen, VvE’s, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties) in de toekomst volledig digitaal kunnen vergaderen.

Op dit moment hebben VvE’s, wanneer dit in hun statuten is opgenomen, al de mogelijkheid een zogenoemde hybride vergadering te beleggen waarbij leden digitaal aan een ‘fysieke’ vergadering kunnen deelnemen.

Ik ben ermee bekend dat veel VvE’s die mogelijkheid niet hebben opgenomen in hun statuten. Daarom is in het wetsvoorstel de mogelijkheid opgenomen om een volledig digitale vergadering mogelijk te maken tenzij de statuten dit uitsluiten. Wel is daartoe dan nog noodzakelijk dat degene die bevoegd is de vergadering bijeen te roepen door de leden gemachtigd wordt dit in hybride of volledig digitale vorm te laten plaatsvinden.

Volmacht

Het voorschrift van een statutaire grondslag voor de hybride vergadering vervalt met het wetsvoorstel. Om wel te zorgen voor voldoende draagvlak onder de leden, wordt in plaats daarvan geregeld dat de algemene ledenvergadering een machtiging kan verlenen aan het bestuur van de vereniging om een hybride of volledig digitale vergadering te houden. Het afgeven van een machtiging zorgt ervoor dat de vereniging in dialoog moet treden met de leden om hun instemming te verkrijgen. Op deze wijze kunnen ook technisch minder vaardige appartementseigenaren en leden die wensen fysiek aan de vergaderingen deel te nemen hun standpunt laten horen en kunnen de leden gezamenlijk een oplossing zoeken, bijvoorbeeld door te kiezen voor een hybride vergadering.

Statuten

Van het voorschrift om eerst een machtiging van de algemene ledenvergadering te vragen kan worden afgeweken in de statuten. Ook de statutaire aanpassing die hiervoor nodig is, moet aan alle leden worden voorgelegd. De inhoud van de machtiging wordt overgelaten aan de (leden van) VvE’s zelf. Zij kunnen dus kiezen of en zo ja, voor hoe lang, er digitaal of hybride wordt vergaderd en onder welke verdere voorwaarden. Overigens blijft ook bij een volledig digitale vergadering altijd de mogelijkheid bestaan voor leden die niet kunnen of willen deelnemen, zich tijdens de algemene ledenvergadering bij volmacht te laten vertegenwoordigen en aldus hun stem uit te brengen.

Bron: Rijksoverheid