Wet digitale algemene vergadering in Staatsblad: VvE’s kunnen straks digitaal vergaderen

VvE-vergadering ook volledig digitaal mogelijk
Aan artikel 5:127 BW worden nieuwe leden toegevoegd. Degene die bevoegd is de vergadering van eigenaars bijeen te roepen, kan straks bepalen dat de vergadering tevens of uitsluitend digitaal toegankelijk is. Daarmee krijgt de VvE een wettelijke basis om niet alleen hybride, maar ook volledig digitaal te vergaderen.

Dat is relevant voor besluiten over onderhoud, verduurzaming, reservevorming, verhoging van de periodieke bijdrage en het eventueel aangaan van een VvE-lening. Juist bij VvE’s kan de opkomst een praktisch knelpunt zijn. Een digitale of hybride vergadering kan de deelname van appartementseigenaren vergroten, bijvoorbeeld wanneer eigenaren niet in het complex wonen of moeilijk fysiek aanwezig kunnen zijn.

Waarborgen voor digitale deelname
Een digitale vergadering is niet hetzelfde als een livestream met achteraf stemmen. De wet stelt inhoudelijke voorwaarden aan digitale deelname. De deelnemer moet via het elektronische communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd, rechtstreeks het stemrecht kunnen uitoefenen, via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel rechtstreeks kennis kunnen nemen van de beraadslaging én rechtstreeks kunnen deelnemen aan die beraadslaging.

Voor de praktijk betekent dit dat een VvE moet beschikken over een vergadervorm waarbij identificatie, interactie en stemmen voldoende betrouwbaar zijn ingericht. Alleen een videoverbinding zonder mogelijkheid tot actieve deelname voldoet dus niet. Ook de oproeping moet duidelijk zijn: als de vergadering digitaal of hybride toegankelijk is, moet de oproeping de procedure vermelden voor deelname aan de vergadering en voor het digitaal uitoefenen van het stemrecht.

Daarnaast kunnen voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel. Als die voorwaarden niet in de statuten staan, moeten zij bij de oproeping bekend worden gemaakt. Denk aan inlogprocedure, identificatie, steminstructie, technische eisen en de wijze waarop storingen worden behandeld.

Een kwart van de stemmen kan fysieke toegang verlangen
Voor VvE’s bevat de wet een specifieke bescherming. Als leden die samen ten minste een vierde van de stemmen vertegenwoordigen schriftelijk verzoeken om fysieke toegang, moet degene die de vergadering heeft bijeengeroepen ervoor zorgen dat de vergadering in ieder geval ook fysiek toegankelijk is. De volledig digitale vergadering wordt dan feitelijk een hybride vergadering.

Tenzij de statuten anders bepalen, mag dit schriftelijke verzoek ook elektronisch worden gedaan. Het verzoek moet uiterlijk zeven dagen na de dag van de oproeping tot de vergadering worden ingediend. De bijeenroeper moet de leden vervolgens onverwijld informeren dat fysieke toegang mogelijk wordt gemaakt.

Voor VvE-besturen en beheerders is dit een belangrijk aandachtspunt. Bij een oproeping voor een volledig digitale vergadering moet rekening worden gehouden met de mogelijkheid dat een voldoende groep eigenaren alsnog fysieke toegang verlangt. De vergaderlocatie of hybride voorziening zal dan alsnog georganiseerd moeten worden.

Vooraf elektronisch stemmen
De statuten kunnen bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, worden gelijkgesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht. Deze stemmen mogen niet eerder dan op de dertigste dag vóór de vergadering worden uitgebracht.

Dit biedt ruimte voor praktische stemprocedures, maar vraagt ook om zorgvuldige vastlegging. Voor de geldigheid en bewijsbaarheid van besluiten is van belang dat duidelijk is wie heeft gestemd, wanneer is gestemd, op welk voorstel is gestemd en hoe eventuele volmachten of stemverhoudingen zijn verwerkt.

Ook digitale oproeping wordt gemoderniseerd
De wet wijzigt niet alleen de regels voor digitale vergadering, maar ook de regels voor digitale oproeping bij rechtspersonen. Voor verschillende rechtspersonen vervalt de eis dat een betrokkene vooraf moet hebben ingestemd met elektronische oproeping. De wet sluit daarmee beter aan bij de huidige digitale communicatiepraktijk.

Voor VvE’s blijft het van belang om de statuten, het splitsingsreglement en de feitelijke ledenadministratie naast elkaar te leggen. Een digitale oproep- en vergaderprocedure valt of staat met juiste contactgegevens, duidelijke instructies en controleerbare besluitvorming.

Overgangsrecht
De wet treedt nog niet direct in werking. Artikel VI bepaalt dat de inwerkingtreding plaatsvindt op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip. Daarbij kan voor verschillende artikelen of onderdelen een verschillend tijdstip worden vastgesteld.

De wet bevat overgangsrecht. Als vóór de inwerkingtreding al een oproeping is gedaan, blijft voor de wijze van oproeping het oude recht gelden. Ook kan een rechtspersoon tot één jaar na inwerkingtreding zo nodig nog vergaderen volgens de wet en statuten zoals die vóór de inwerkingtreding golden. Verder bevat de wet een regeling voor besluiten die zijn genomen in een uitsluitend digitale vergadering tussen 1 februari 2023 en het moment van inwerkingtreding, onder voorwaarden.

Bron: Rijksoverheid