Wet digitale algemene vergadering aangenomen: VvE’s kunnen straks volledig digitaal vergaderen

Volledig digitaal vergaderen wordt structureel mogelijk
Algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen kunnen straks volledig digitaal plaatsvinden. De wet wijzigt daarvoor Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek. Voor de hypotheekpraktijk is met name de wijziging voor VvE’s relevant, omdat besluiten over onderhoud, verduurzaming, reservefondsen en het aangaan van financieringen binnen de vergadering van eigenaars worden genomen. De regeling sluit aan bij ervaringen uit de coronaperiode, waarin tijdelijk ruimere mogelijkheden bestonden om digitaal te vergaderen. De nieuwe wet zorgt voor een permanente wettelijke basis. Een fysieke of hybride vergadering blijft mogelijk; volledig digitaal vergaderen wordt een aanvullende mogelijkheid.

Wat verandert er voor VvE’s?
Degene die bevoegd is om de vergadering van eigenaars bijeen te roepen, kan straks bepalen dat de vergadering hybride of uitsluitend digitaal toegankelijk is. Een VvE kan daardoor bijvoorbeeld een vergadering over groot onderhoud of verduurzaming volledig online organiseren. Voor digitale deelname gelden inhoudelijke voorwaarden. De appartementseigenaar moet via het elektronische communicatiemiddel:

• kunnen worden geïdentificeerd;
• rechtstreeks het stemrecht kunnen uitoefenen;
• via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel rechtstreeks kennis kunnen nemen van wat tijdens de vergadering wordt besproken; en
• rechtstreeks kunnen deelnemen aan de beraadslaging.

Een digitale vergadering kan dus niet worden beperkt tot het volgen van een livestream of het achteraf digitaal uitbrengen van een stem. Deelname en interactie moeten daadwerkelijk mogelijk zijn.

Een kwart van de stemmen kan fysieke deelname verlangen
Voor VvE’s bevat de wet een bijzondere bescherming voor appartementseigenaren die niet uitsluitend digitaal willen vergaderen. Wanneer leden die gezamenlijk ten minste een vierde van de stemmen in de vergadering vertegenwoordigen schriftelijk verzoeken om fysieke toegang, moet de bijeenroeper ervoor zorgen dat de vergadering in ieder geval ook fysiek toegankelijk is. Een volledig digitale vergadering wordt in dat geval dus een hybride vergadering. Het verzoek kan, tenzij de statuten anders bepalen, elektronisch worden gedaan. Het moet uiterlijk binnen zeven dagen na de dag van de oproeping voor de vergadering zijn ingediend. De bijeenroeper moet de leden vervolgens onverwijld informeren dat fysieke deelname mogelijk wordt gemaakt.

Voor VvE-besturen en beheerders betekent dit dat zij bij een digitale oproeping rekening moeten houden met een mogelijke wijziging van de vergadervorm. Een oproeping voor een uitsluitend digitale vergadering kan na een tijdig verzoek alsnog moeten worden aangepast naar een vergadering met fysieke toegang.

Oproeping en stemprocedure moeten duidelijk zijn
Wanneer een vergadering hybride of volledig digitaal toegankelijk is, moet de oproeping duidelijk vermelden:

• hoe appartementseigenaren digitaal aan de vergadering kunnen deelnemen; en
• hoe zij hun stemrecht elektronisch kunnen uitoefenen.

Ook mogen voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel. Wanneer die voorwaarden niet al in de statuten zijn opgenomen, moeten deze bij de oproeping bekend worden gemaakt. Daarnaast kunnen de statuten bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de vergadering elektronisch worden uitgebracht, worden gelijkgesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht. Deze stemmen mogen niet eerder dan op de dertigste dag vóór de vergadering worden uitgebracht. In de praktijk zal een VvE daarom niet alleen moeten beschikken over geschikte vergadersoftware, maar ook over een betrouwbare ledenadministratie, een controleerbare stemprocedure en een duidelijke vastlegging van genomen besluiten.

Relevantie voor verduurzaming en VvE-financiering
De wet verandert niets aan de fiscale kwalificatie van een VvE-lening of aan de voorwaarden voor renteaftrek bij de individuele appartementseigenaar. Wel kan de nieuwe vergadermogelijkheid praktisch relevant zijn voor besluiten waarvoor voldoende draagvlak binnen de VvE nodig is.

Denk bijvoorbeeld aan besluiten over:

• isolatie, zonnepanelen of andere verduurzamingsmaatregelen;
• groot onderhoud aan het appartementencomplex;
• verhoging van de periodieke bijdrage;
• het aangaan van een lening door de VvE.

Juist bij VvE’s kan deelname aan vergaderingen een aandachtspunt zijn. Een digitale of hybride vergadering kan de toegankelijkheid vergroten, waardoor besluitvorming over onderhoud en verduurzaming mogelijk eenvoudiger tot stand komt. Wanneer de VvE voor onderhoud of verduurzaming een lening aangaat, blijft afzonderlijke fiscale beoordeling noodzakelijk. Fintool behandelde eerder het standpunt van de Kennisgroep onroerende zaken dat het aandeel van een appartementseigenaar in een door de VvE aangegane schuld onder voorwaarden als eigenwoningschuld kan kwalificeren. Daarbij zijn onder meer de besteding aan de eigen woning, de aflossingseis en het individuele eigenwoningverleden van belang.

Ook wijzigingen voor verenigingen en vennootschappen
De wet beperkt zich niet tot VvE’s. Ook verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, BV’s en NV’s krijgen ruimere mogelijkheden om algemene vergaderingen digitaal te organiseren. Voor verenigingen kan de algemene vergadering degene die bevoegd is tot bijeenroeping machtigen om te bepalen dat de vergadering hybride of volledig digitaal wordt gehouden, tenzij de statuten anders bepalen. Voor BV’s en niet-beursgenoteerde NV’s kunnen de statuten bepalen dat de algemene vergadering hybride of uitsluitend digitaal toegankelijk is. Bij uitzonderlijke omstandigheden kan het bestuur bovendien besluiten tot een volledig digitale vergadering wanneer de continuïteit van de besluitvorming of de veiligheid en gezondheid van vergadergerechtigden ernstig in gevaar komt. Voor beursvennootschappen geldt een beperktere regeling. De vergadering waarin over de vaststelling van de jaarrekening wordt besloten, kan niet uitsluitend digitaal plaatsvinden. Elektronische deelname naast fysieke deelname blijft voor die vergadering wel mogelijk.

Inwerkingtreding en overgangsrecht
Hoewel het wetsvoorstel door beide Kamers is behandeld, kan nog niet direct op basis van de nieuwe regeling volledig digitaal worden vergaderd. De wet treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip. Voor verschillende onderdelen kan daarbij een verschillend moment worden vastgesteld. De wet bevat bovendien overgangsrecht. Tot één jaar na inwerkingtreding kan een rechtspersoon, waaronder een VvE, zo nodig nog een algemene vergadering houden volgens het recht en de statutaire bepalingen zoals die vóór de inwerkingtreding golden. VvE’s, beheerders en andere rechtspersonen krijgen daarmee gelegenheid om hun statuten, oproepingsprocedures en digitale vergaderprocessen te beoordelen en waar nodig aan te passen.

Fintool-opmerking
Voor financieel adviseurs is vooral van belang dat besluitvorming binnen VvE’s toegankelijker kan worden, terwijl de fiscale en financieringsrechtelijke beoordeling van besluiten ongewijzigd zorgvuldig moet blijven plaatsvinden. Bij een door de VvE aangegane lening voor onderhoud of verduurzaming verdient het aanbeveling om bij appartementseigenaren steeds na te gaan welk deel van de schuld aan hen wordt toegerekend en of dit deel binnen hun eigenwoningverleden in box 1 kan worden ingepast.

Bron: Rijksoverheid