Geen uitbestedingsregister, wel overzichtsplicht

Registerplicht geschrapt na kritiek
In eerdere stukken was nog sprake van een uitbestedingsregister. Volgens VVP heeft minister Heinen daarvan afgezien na opmerkingen van Adfiz, NVGA, OvFD en de Stichting Contactgroep Automatisering en na kritiek van het Adviescollege toetsing regeldruk. Marktpartijen vreesden dat de toezichthouder later nadere eisen aan zo’n register zou gaan stellen. De minister heeft aangegeven dat dit uitdrukkelijk niet de bedoeling is.

Daarvoor in de plaats komt een beperktere regeling: financiële dienstverleners moeten bijhouden welke werkzaamheden zijn uitbesteed en aan wie. Daarnaast moet de overeenkomst met de derde schriftelijk worden vastgelegd.

Voor wie geldt dit?
De nieuwe bepaling wordt opgenomen in artikel 38l BGfo. Deze geldt voor aanbieders van beleggingsobjecten, aanbieders van krediet, bemiddelaars, adviseurs, gevolmachtigde agenten en ondergevolmachtigde agenten. De overeenkomst met de derde moet in ieder geval de rechten en verplichtingen van partijen bevatten en de wijze waarop de overeenkomst kan worden beëindigd.

Het gaat niet om iedere willekeurige uitbestede werkzaamheid. De definities uit de Wft werken door in het BGfo. De uitbestedingsregels zien op werkzaamheden die deel uitmaken van of voortvloeien uit het uitoefenen van het bedrijf van de financiële onderneming of het verlenen van financiële diensten, of op wezenlijke bedrijfsprocessen ter ondersteuning daarvan.

Aanleiding: AFM-verkenning
De aanscherping is mede gebaseerd op een AFM-verkenning naar uitbestedingsrisico’s bij financiële dienstverleners. Uit die verkenning bleek dat in 11% van de gevallen geen getekende overeenkomst aanwezig was met de derde aan wie werkzaamheden waren uitbesteed. Volgens de toelichting bestaat dan een verhoogd risico dat de kwaliteit van de dienstverlening niet voldoet aan de verwachtingen van de consument.

Fintool berichtte eerder al over de AFM-uitvraag uitbesteding. Daarbij werd gewezen op de definitie van uitbesteding in artikel 1:1 Wft en op de afhankelijkheid van financiële ondernemingen van serviceproviders binnen primaire en ondersteunende processen.

Van register naar praktisch overzicht
De wijziging is daarmee minder verstrekkend dan de eerdere registerplicht, maar niet vrijblijvend. Een financieel dienstverlener zal een actueel en controleerbaar overzicht moeten kunnen tonen waaruit blijkt welke werkzaamheden zijn uitbesteed en aan welke partij. Daarnaast moet de schriftelijke overeenkomst de kern van de samenwerking vastleggen.

Voor de adviespraktijk ligt het voor de hand om bestaande samenwerkingen opnieuw langs te lopen. Denk aan leadgeneratie, klantcontact, administratieve verwerking, serviceproviders, ICT-dienstverlening en andere wezenlijke ondersteunende processen. Per uitbesteding moet duidelijk zijn: welke activiteit is uitbesteed, aan wie, welke afspraken gelden, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de samenwerking kan worden beëindigd.

Aandachtspunt voor de adviespraktijk

De boodschap is dus niet dat er “niets” hoeft te gebeuren omdat het register is geschrapt. De formele registerplicht is vervangen door een overzichtsplicht met schriftelijke vastlegging. Dat vraagt om dossiervorming op organisatieniveau: niet per klantdossier, maar binnen de bedrijfsvoering van het advieskantoor.

Bron: Overheid